Les fonctions support sont des acteurs majeurs de la performance économique. Pour autant, la façon dont elles exercent leur métier est très variable d’une entreprise à l’autre.
Les fonctions support peuvent être catégorisées en quatre grandes catégories en fonction d’une part de la valeur ajoutée qu’elles apportent aux métiers et de leur contribution à la prise de décision et d’autre part de l’environnement fonctionnel dans lequel elles évoluent (ie le niveau d’efficacité des organisations, des modes de fonctionnement et des systèmes).
Pour être « business partner » et apporter un maximum de valeur ajoutée, les fonctions support doivent non seulement être exercées par des experts maîtrisant totalement leur sujet avec une parfaite connaissance du business, mais également s’appuyer sur un modèle opérationnel optimisé permettant de sécuriser le transactionnel et fournir les bonnes informations au bon moment et au meilleur niveau de qualité.
Pour savoir si vos fonctions support sont des business partner il faut dès lors se poser deux questions :
- Les organisations et les systèmes sont-ils rationalisés ?
- La valeur ajoutée apportée par les fonctions support est-elle au rendez-vous ?
Mais d’abord c’est quoi être Business Partner ?
C’est un terme qui peut paraître galvaudé tant il a été utilisé, mais qui conserve tout son sens alors que les entreprises se concentrent de plus en plus sur leur cœur métier et réduisent leurs coûts généraux et administratifs.
Être business partner, c’est contribuer à conforter des décisions métier, à légitimer des choix structurants et à se positionner ainsi en contributeur clé à la stratégie.
Au final, c’est être un acteur plein et entier de la performance et du développement de l’entreprise.
L’outil “Diagnostic In-a-box” pour évaluer la performance de vos fonctions support
Le diagnostic In-a-box permet de mesurer rapidement et objectivement la performance des fonctions support en :
- Appréhendant exhaustivement les forces et les faiblesses.
- Ciblant les opportunités d’améliorations.
- Formalisant des plans d’actions opérationnels pour améliorer l’efficacité et la valeur ajoutée.
# 1- Une démarche concentrée dans le temps, simple et lisible
Nous démarrons par un état des lieux sur chaque levier de performance qui permet de positionner les fonctions support selon leur niveau de maturité puis de traduire le diagnostic en plan d’actions opérationnel.
La démarche s’appuie sur des outils méthodologique et des bonnes pratique, et elle privilégie l’intelligence collective et la co-construction pour aboutir à des constats objectivés et partagés.
# 2- Un cadre d’analyse couvrant toutes les dimensions de la performance des fonctions support
L’analyse s’appuie sur un référentiel de bonnes pratiques et sur une analyse contextuelle pour diagnostiquer la performance des fonctions et apporter des éléments objectifs sur leur maturité :
- L’organisation et les pratiques sont-elles conformes aux bonnes pratiques communément constatées ?
- Où sont les marges de progression ?
- Quelles sont les priorités ?
- Quel est le chemin critique de la transformation ?
- Quelles sont les améliorations qualitatives et quantitatives attendues ?
Cette analyse s’exerce sur toutes les dimensions de la performance : l’alignement stratégique, l’organisation, les processus, les règles de gestion et de pilotage, les systèmes d’information, les compétences et la culture, la compliance etc.
# 3- Un positionnement des fonctions sur une courbe de maturité
Le diagnostic permet ainsi de positionner les fonctions selon leur niveau d’efficience [comment exercent-elles leur métier ?] et selon leur proximité avec le business [influent-elles sur la stratégie et sur les décisions business à travers les informations qu’elles apportent et analyses qu’elles fournissent ?]
Le caractère “business partner” est d’autant plus avéré que la fonction exerce ses activités de manière efficiente et qu’elle apporte de la valeur dans les décisions business de l’entreprise.
Les deux dimensions sont bien évidemment intimement liées et fonctionnent en réalité dans une logique de “cercle vertueux” : l’efficience permet de sécuriser le socle attendu de la part des fonctions support, de faire monter les tâches en valeur, de faire évoluer les compétences, de s’ouvrir à l’innovation, et ainsi de se transformer en business partner !